«Теория систем и системный анализ»
Ю. П. Сурмин
| ↑ | Оглавление | ||
| ← | Глава 9: Проблемы проектирования, внедрения систем и управления ими. «Системные аспекты проектировочной деятельности» | Список использованной и рекомендуемой литературы | → |
9.2. Управленческая деятельность в свете системных идей
Аспекты системности в управлении
Под управлением обычно понимается воздействие на систему в целях обеспечения ее функционирования, ориентированное на сохранение ее основного качества в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость, гомеостат, достижение определенной цели. Управленческая деятельность очень тесно связана с системным подходом. Именно необходимость решения управленческих задач заставляет широко использовать системные идеи, переводить их на уровень технологических схем управления. Потребности управления выступают важнейшей двигательной силой развития системного подхода.
В управлении системность имеет несколько аспектов приложения, наиболее важные из них: системное представление объекта управления, системное представление субъекта управления, системное представление управления и использование системного метода управления (рис. 25). Несомненно, что эти аспекты пересекаются, но имеют и относительно самостоятельные зоны проявления.
Рис. 25 — Аспекты системности в управлении
Прежде всего управление выступает как оперирование объектом управления, который представляет собой систему и довольно часто систему сложную. Принцип системности выступает здесь как способ представления объекта, характеризующегося составом, структурой и функциями. Парадигма управления получает здесь от системности идею целостности, взаимосвязанности и взаимообусловленности, учета структурных особенностей объекта-системы. Большую роль в этом случае начинают играть не жесткое детерминирование объекта, а регулятивное воздействие на структуру и окружающую объект среду.
Немаловажно и то, что системность выступает также средством системного представления субъекта управления. Последний — систем, которая представляет собой организацию, построенную в соответствии с принципом иерархии. На нее оказывает воздействие окружающая среда в виде вышестоящих органов управления. Она реализует свои функции, которые обеспечивают управленческий цикл. Выработка, принятие и реализация управленческих решений составляют главное назначение этой системы.
Субъект управления или управленческий орган вырабатывает управленческое воздействие и сообщает его управляемой подсистеме. Некоторое предписание к действию для субъекта управления (план, инструкция, приказ и т.д.) называется управленческим решением.
Наконец, само управление реализуется в специфической разновидности управленческой системы, которая объединяет в себе объект (управляемая подсистема) и субъект управления (управляющая подсистема), связанные между собой многообразными связями. Управленческая система представляет собой разновидность информационной системы, перерабатывающей информацию. При этом выделяются следующие виды информации: а) о воздействии среды на управляемую подсистему; б) о воздействии управляющей подсистемы на среду; в) управляющая информация субъекта на объект; г) о состояниях управляющей подсистемы; д) о воздействии на управляемую систему. В системе управления реализуются такие этапы информационного процесса: получение информации, ее переработка и передача.
Системность выступает также в виде системного подхода к управлению, т.е. в виде метода управленческой деятельности. Здесь уже не просто признание системности объекта, а и системная работа с ним.
На практике выработаны отдельные виды или подходы в управлении, которые реализуют в той или иной степени идеи системности. Они представлены в табл. 25, где показано их содержание и недостатки.
| Вид управления | Содержание | Недостатки |
|---|---|---|
| Целевое |
|
Утопичность или чрезмерная реалистичность цели, которая не обеспечивает развитие системы |
| Программно-целевое |
|
То же плюс оторванность комплексов друг от друга, рост бюрократии |
| Плановое |
|
Заниженный или завышенный план, сдерживание рыночных механизмов |
| Комплексное |
|
Неучет значимости факторов в их комплексе |
| Равновесное |
|
Отсутствие развития, консервация отсталости |
| Антикризисное |
|
Усложнение управления, дополнительные затраты |
| Устойчивого развития |
|
Постоянное совершенствование системы и соответствующие затраты |
| Мультипликационное или синергетическое |
|
Усложнение управления, рост затрат и требований к персоналу |
| По принципу обратной связи |
|
Усложнение управления, ошибки использования обратной связи |
| Иерархическое |
|
Увеличение времени принятия решений, коллективная безответственность |
| Операциональное |
|
Дробность или чрезмерная обобщенность операций |
| Ситуативное |
|
Ошибки в анализе ситуации и выработке воздействия |
| Оптимальное |
|
Ошибки в определении критериев оптимальности |
| Самоуправление |
|
Ошибки в делегировании полномочий |
Таблица 25 — Характеристика разновидностей управления системами
Представленные в таблице отдельные виды управления базируются на тех или иных составляющих системного подхода. Дальнейшее развитие управления, видимо, будет связано с их интеграцией в целостную форму системного управления.
Управленческое решение представляет собой совокупность воздействий на объект управления для приведения его в нужное состояние. Управленческим решением, если быть очень точным, являются не сами преобразования объекта, а информация, модель этих преобразований. Управленческое решение составляет ключевое звено в управленческой деятельности. Оно соединяет в себе целевую функцию, критерий оптимальности и комплекс ограничений. Довольно часто решение определяют формально как выбор одной альтернативы из множества рассматриваемых (вариантов решения). В этом случае неопределенным остается понятие «вариант решения», которое по сути и есть решение. Здесь решением становится вариант выбора, а само решение в этом случае невозможно понять, поскольку не улавливается его сущность.
Природу управленческого решения как модели преобразования объекта управления можно понять только с системных позиций, осмысливая его структуру и функциональную роль в системе управления. В практике управления сформировалось значительное многообразие разновидностей управленческих решений. Если опираться в их классификации на системный подход, то по отношению к организации мир решений выглядит таким, каким он представлен на рис. 26. При этом все управленческие решения делятся на три разновидности: информационные, организационные и оперативные. Информационные решения направлены на оценку обстановки, степени достоверности информации об управлении. Сущность его сформулируем так. Имеются некоторые признаки ситуации: С1, С2, Сн. Они сложны и неоднозначно связаны с сообщениями А1, А2, Ан. Требуется решить, какие из признаков С1, С2, Сн истинны. А для этого нужно сделать вывод об истинности сообщений А1, А2, Ан. К основным проблемам информационных решений относится достоверность, точность и достаточность информации.
Рис. 26 — Разновидности управленческих решений организации
Организационные решения направлены на создание организации либо на изменение ее основных характеристик: структуры, подчиненности, кадрового состава и т.д. Основные проблемы организационных решений: обеспечение устойчивости организации, адаптивности к условиям окружения, недопущения излишней заорганизо-ванности и жесткости структур и др. Организационные решения не должны снижать качества организации, а обеспечивать эффективность ее функционирования.
Оперативные решения связаны с оперативной деятельностью. Они посвящены определению целей, задач, распределению ресурсов, выбору способов деятельности, организации взаимодействия. Проблемами этих решений выступают: эффективность и динамика деятельности, реалистичость и недопущение упрощенного подхода к формулировке таких целей и задач, для достижения которых не нужно что-либо делать, и т.д.
Процесс принятия решений — основное звено в управленческой деятельности, отличается исключительной сложностью и включает в себя несколько этапов.
1. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия решения. Важно то, что управленческое решение принимается в условиях неопределенности. Само управленческое решение призвано снять неопределенность в системе управления. Заметим, что при управлении всегда ощущается недостаточность информации. Основная причина — решение надо принимать быстро. В управлении, особенно в управлении корпорациями, работающими в условиях гибкого рынка, действует фактор времени. Ибо решение имеет смысл до определенного момента, т.е. «пока еще не поздно». Поэтому своевременность решения в той или иной степени всегда вступает в противоречие с его обоснованностью. Чем большим количеством информации мы хотим располагать, тем больше времени уйдет на ее сбор, обработку и анализ. При этом процесс работы с информацией безграничен. Всегда можно уточнять те или иные детали управляемого процесса, собирать и анализировать дополнительные данные, обретая уверенность в правильности решения. Но чем дольше делается эта нужная работа, тем более ненужной она становится, ибо преодолевается временной барьер и утрачивается актуальность этого решения. Информация в управлении — удивительное сокровище, которое обесценивается тем сильнее, чем ее больше и чем дольше она накапливается.
Рис. 27 — Зависимость принятия решений от времени накопления информации (а) и их актуальности (б)
Накладывание этих схем одна на другую показывает, что оптимальное время накопления информации и актуальности управленческого решения не совпадают, что заставляет искать некоторый компромисс. Смелый руководитель принимает решение в момент времени Т1, несмелый — Т3, когда это решение оказывается ненужным. Разумный руководитель принимает решение в момент времени Т2, когда решение остается актуальным и одновременно информационно хорошо подготовленным.
Любое принимаемое решение характеризуется позитивными и негативными последствиями. Степень неприемлемости последствий принято называть потерями. Функцию потерь обычно преобразуют в функцию риска, которая отражает зависимость потерь от принимаемого решения. Основные проблемы этого этапа:
- информационная обеспеченность управленческого решения, которая отражает наличие необходимого уровня информации для принятия такого решения, которое гарантировало бы минимум потерь. При этом возможны три способа повышения информационной обеспеченности управленческих решений: формирование баз данных, информационных банков; создание информационно-поисковых систем; обучение управленцев действиям в условиях неопределенности;
- своевременная разработка решения, которая может быть обеспечена максимальной технологизацией этого процесса, ростом квалификации управленцев;
- предвидение возможных потерь и минимизация риска. При этом наилучшим решением является то, которое минимизирует риск;
- комплекс проблем, касающийся личности управленца, который должен обладать решительностью, компетентностью и способностью привлекать к подготовке решений специалистов в области управленческого консультирования.
2. Разработка вариантов управленческих решений и выбор наилучшего. В известной притче буриданов осел сдох, потому что не мог выбрать из двух вязанок сена ту, которая больше. Говоря терминологией управления, буриданов осел по причине своей жадности оказался неспособным выработать критерий эффективности управленческого решения. Чаще всего такой критерий представляет собой функцию, включающую:
- полноту достижения цели управления, т.е. оптимальным считается то решение, которое в наиболее полном объеме достигает поставленную цель управления;
- минимум потерь и риска в результате реализации данного решения в жизнь;
- минимальные затраты ресурсов (материальных, финансовых, людских и т.д.);
- соблюдение намеченных сроков реализации программы.
Следует подчеркнуть, что выбор оптимального управленческого решения часто представляет собой специфическую процедуру принятия решения управляющим органом, состоящим из нескольких человек, каждый из которых преследует не только общие интересы фирмы, но и свои собственные. Если выразиться точнее, то действия каждого участника принятия решений трансформируются его личными интересами. Отсюда такие проблемы этапа, как:
- выработка правильного и понятного участникам процесса принятия решения критерия эффективности решения;
- обеспечение четкости и демократичности процедуры принятия решения, которая могла бы гарантировать отсутствие ущемления одного из вариантов, сдерживало лоббирование, т. е. попытки протащить то или иное решение;
- способность начальника в завершении демократической процедуры принятия решения взять ответственность за его реализацию на себя;
- нормативное оформление принятого решения в виде приказа, распоряжения, указа и т.п.
3. Проверка принятого решения. Это особенно важно для сложных и сверхсложных систем, поскольку ошибки в решениях могут привести к значительным потерям. Так как реакции этих систем на решения неоднозначны, последствия — судьбоносны, то может возникнуть необходимость в специальном этапе — проверке эффективности решения. Необходимость обусловлена тем, что в ходе демократической процедуры принятия решения предпочтительный вариант получает некоторые дополнительные уточнения и преобразования. Кроме того, далеко не все верят в эффективность этого варианта. Здесь могут быть применены следующие способы проверки:
- мысленное моделирование и экспериментирование, в процессе которого осмысливают, как составляющие решения воздействуют на объект и к каким последствиям это приводит;
- деловые или имитационные игры, когда ситуация проигрывается нередко с использованием компьютера;
- ситуационный анализ или метод Case stuc^, который позволяет исследовать все аспекты ситуации;
- применение натурного управленческого эксперимента, проверяющего эффективность управленческого решения в ограниченном пространстве и в сжатом режиме времени.
4. Доведение управленческого решения до объекта управления, что предполагает разработку приказов, распоряжений, инструкций, сценариев, регламентов. От этого важного этапа зависит, насколько решение преобразует действительность. Основные проблемы:
- понятность языка, на котором оформлено решение, для рядовых исполнителей;
- приемлемость решения и мера участия в его реализации рядовых исполнителей. Это необходимо потому, что решение может нарушить статусы подчиненных, лишить их некоторых привилегий, сломать привычный ритм работы и т.д., вызвать скрытый и открытый саботаж подчиненных и привести к тому, что оно останется на бумаге. Продуманное решение должно поддерживаться подчиненными, укреплять их статусы, расширять свободу деятельности;
- четкость и однозначность документов, связанных с разработкой и принятием решений.
Власть и системность
Власть и системность имеют несколько взаимосвязанных аспектов. А. Зиновьев отмечает: «Власть есть многосторонний феномен. Она характеризуется наличием у социального субъекта как носителя (обладателя) власти таких признаков: 1) осознание своего положения в отношении подвластных субъектов; 2) осознание того, что он может и хочет требовать от подвластных, способность сформулировать свое желание в знаках (в языке); 3) сообщение своей воли подвластным (приказание); 4) способность и средства принудить подвластных к исполнению приказания; 5) контроль за исполнением приказания. В простейших случаях и в исторически исходных формах человеческих объединений все эти стороны слиты воедино. С увеличением и усложнением объединений происходит разделение сторон целого в виде функций различных людей и их объединений, совместно выполняемых функции власти» [14, с. 156]. Как видим, власть представляет собой систему. Она должна стремиться к целостности. Нарушение системного единства власти приводит к ее кризисам. В современных поставторитарных странах, идущих по пути политических реформ, наиболее остра проблема преодоления переходных форм власти, ликвидация авторитаризма, формирование демократической целостной системы власти. Власть должна быть систематической, регулярной, не должна создавать пустоты, которые заполняются анархией.
Не менее важная проблема власти — ее открытость. Заметим, что переход от закрытой авторитарной власти к открытой демократической власти составляет одно из главных направлений политической реформы. Современная власть — это открытая система. Открытость обеспечивается системой связи с общественностью, открытостью власти для средств массовой информации.
Наконец, нельзя недооценивать постоянное развитие общественного самоуправления, к которому постепенно переходят некоторые важные функции государственной власти. Происходит превращение объекта управления по ряду аспектов в субъект управленческой деятельности, что создает в политике тот эффект, который в экономике называется «эффектом хозяина». Усложнение общества приводит к тому, что официальная власть в лице государства уже не справляется с объемом властной работы, поэтому она неизбежно должна делегировать свои полномочия населению.
Таким образом, современная власть держится на трех китах: на системности, открытости и самоуправлении.
| ↑ | Оглавление | ||
| ← | Глава 9: Проблемы проектирования, внедрения систем и управления ими. «Системные аспекты проектировочной деятельности» | Список использованной и рекомендуемой литературы | → |
